Wer im Büro ChatGPT für E-Mails nutzt, Angebote mit Copilot vorbereitet oder Bilder mit einem KI-Tool erstellt, setzt im Sinne der europäischen KI-Verordnung KI-Systeme ein. Für diese Unternehmen gilt seit dem 2. Februar 2025 Artikel 4, die sogenannte KI-Kompetenz-Pflicht. Kaum eine Regel des AI Act betrifft so viele kleine Unternehmen, und kaum eine wird so oft falsch dargestellt.
Was sich im Juli 2026 geändert hat
Ursprünglich verlangte Artikel 4, dass Unternehmen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Mit dem sogenannten Digital Omnibus, einer Verordnung zur Vereinfachung der EU-Digitalgesetze, wurde der Wortlaut abgeschwächt. Die Änderung gilt seit Ende Juli 2026. Seitdem müssen Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht mehr garantieren.
Abgeschafft ist die Pflicht damit nicht. Wer KI im Unternehmen einsetzt, muss weiterhin etwas dafür tun, dass die Beschäftigten damit umgehen können, und das im Zweifel nachweisen können.
Wen die Pflicht betrifft
Artikel 4 gilt für Anbieter, die KI-Systeme entwickeln, und für Betreiber, die sie beruflich einsetzen. Betreiber ist jedes Unternehmen, in dem KI-Tools für die Arbeit genutzt werden, unabhängig von der Größe. Es gibt keine Ausnahme für kleine Betriebe. Ausgenommen ist nur die rein private Nutzung.
Gemeint sind nicht nur die eigenen Angestellten, sondern alle Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, also zum Beispiel auch freie Mitarbeiter.
Was KI-Kompetenz konkret bedeutet
Die Verordnung beschreibt KI-Kompetenz als Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, die einen sachkundigen Einsatz von KI ermöglichen und ein Bewusstsein für Chancen, Risiken und mögliche Schäden schaffen. Im Alltag eines kleinen Unternehmens heißt das zum Beispiel:
- Die Beschäftigten wissen, dass KI-Antworten falsch sein können, und prüfen Fakten, Zahlen und Zitate.
- Sie wissen, welche Daten sie nicht in ein KI-Tool eingeben dürfen, etwa Kundendaten, Gesundheitsdaten oder Geschäftsgeheimnisse.
- Sie kennen die Kennzeichnungspflichten, etwa für Chatbots und täuschend echte KI-Bilder.
- Sie wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden.
Ein Zertifikat oder eine bestimmte Schulung schreibt die Verordnung nicht vor. Angebote, die das behaupten, sollten Sie kritisch prüfen.
In fünf Schritten zur KI-Kompetenz
- Bestandsaufnahme: Notieren Sie, welche KI-Tools im Unternehmen genutzt werden, von wem und wofür. Fragen Sie ruhig nach, oft nutzen Mitarbeiter Tools, von denen die Geschäftsführung nichts weiß.
- Einfache KI-Richtlinie: Halten Sie auf ein bis zwei Seiten fest, welche Tools erlaubt sind, welche Daten tabu sind und dass KI-Ergebnisse immer geprüft werden.
- Kurze Schulung: Eine bis zwei Stunden reichen für den Anfang, zugeschnitten auf die Aufgaben in Ihrem Betrieb. Wer KI für sensible Aufgaben nutzt, braucht mehr als jemand, der nur Texte umformuliert.
- Ansprechpartner benennen: Eine Person, die Fragen sammelt, neue Tools prüft und die Richtlinie aktuell hält.
- Dokumentieren: Wer wurde wann wozu geschult? Eine einfache Tabelle genügt. Damit können Sie im Streitfall zeigen, dass Sie Ihrer Pflicht nachgekommen sind.
Was passiert, wenn man nichts tut?
Für Artikel 4 sieht die KI-Verordnung selbst kein eigenes Bußgeld vor. Seit August 2026 überwachen die nationalen Marktüberwachungsbehörden aber die Einhaltung. Wichtiger ist im Alltag ein anderer Punkt: Wenn durch einen unbedachten KI-Einsatz ein Schaden entsteht, etwa weil vertrauliche Kundendaten in ein Tool gelangen oder ein Kunde eine falsche Auskunft erhält, wird man fragen, ob das Unternehmen seine Leute ausreichend vorbereitet hat. Eine Richtlinie und eine dokumentierte Schulung sind dann viel wert.
Fazit
Die KI-Kompetenz-Pflicht ist nach der Lockerung im Juli 2026 gut zu bewältigen: Bestandsaufnahme, Richtlinie, kurze Schulung, Ansprechpartner, Dokumentation. Das schützt nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern sorgt auch dafür, dass Ihr Team KI sinnvoll und sicher nutzt. Wie Sie KI Schritt für Schritt im Unternehmen einführen, lesen Sie in unserem Beitrag KI im Unternehmen einführen. Wenn Sie Unterstützung bei Richtlinie oder Schulung möchten, sprechen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch an.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.